Effizienz steigern mit ERP aus der Cloud: Vorteile & Strategien

ERP aus der Cloud bezeichnet ERP-Systeme, die online verfügbar sind und Unternehmen Flexibilität sowie Echtzeit-Datenzugriff bieten. In diesem Artikel erfahren Sie, was Cloud-ERP ist, wie es sich von traditionellen Lösungen unterscheidet und welche spezifischen Vorteile es Unternehmen bringt, besonders für kleine und mittelständische Unternehmen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Cloud-ERP-Systeme bieten hohe Flexibilität und kosteneffiziente Lösungen für Unternehmen, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), durch geringere Anfangsinvestitionen und ein nutzungsbasiertes Abonnementmodell.

• Die Implementierung von Cloud-ERP erfolgt wesentlich schneller als bei On-Premise-Lösungen, was Unternehmen hilft, zeitnah auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre Effizienz zu steigern.

• Cloud-ERP-Anbieter gewährleisten durch fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen einen hohen Datenschutz, was die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten erhöht.

Was ist Cloud-ERP?

Cloud-ERP umfasst ERP-Systeme, die auf Cloud-Technologie basieren und über das Internet zugänglich sind. Unternehmen können auf diese Systeme von jedem internetfähigen Gerät aus zugreifen, was eine enorme Flexibilität bietet. Die Daten werden in Echtzeit automatisch mit der im Rechenzentrum installierten Software synchronisiert.

Cloud-ERP-Systeme sind branchenneutral und anpassbar, was sie für eine Vielzahl von Unternehmen attraktiv macht. Viele Unternehmen entscheiden sich für Cloud-ERP-Lösungen, da diese eine höhere Sicherheit in der Hosting-Umgebung bieten und die eigene IT-Abteilung entlasten.

Unterschied zwischen Cloud-ERP und On-Premise-ERP

Cloud-ERP und On-Premise-ERP unterscheiden sich grundlegend in der Art und Weise, wie sie bereitgestellt und gewartet werden. Bei Cloud-ERP wird die Software auf externen Servern in Rechenzentren gespeichert, während On-Premise-ERP lokal im Unternehmen installiert und gewartet wird. Die Wartung der Software bei Cloud-ERP-Systemen liegt in der Verantwortung des Anbieters, was bedeutet, dass Updates und Anpassungen automatisch durchgeführt werden, ohne dass das Unternehmen zusätzlich in erp software investieren muss.

Cloud-ERP erfordert keine eigene IT-Infrastruktur, wodurch teure Hardwarekosten vermieden werden. In den meisten Fällen benötigt der Anwender nur einen Internetbrowser. Im Gegensatz dazu läuft On-Premise-ERP auf dedizierten Servern im Unternehmen, was höhere Anfangsinvestitionen bedeutet.

Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile: Cloud-ERP bietet Flexibilität und geringere laufende Kosten, während On-Premise-ERP mehr Kontrolle über die eigenen Daten bietet. On-Premise bedeutet dann entsprechend auch mehr Verantwortung für die Sicherheit und Integrität der eigenen Infrastruktur und erfordert entsprechende Kompetenzen für die Administration der IT-Infrastruktur.

Vorteile von Cloud-ERP für KMU

Cloud-ERP-Systeme sind besonders vorteilhaft für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie ermöglichen es KMU, Kosten für eigene IT-Infrastruktur und qualifiziertes Personal einzusparen. Durch das nutzungsbasierte Abonnementmodell von Cloud-ERP müssen keine erheblichen Investitionen getätigt werden, was die Kosteneffizienz erhöht.

Seit 2010 nutzen zunehmend mehr KMU Cloud-ERP-Lösungen, da diese kostengünstig und flexibel sind. Die schnelle Implementierung und die Möglichkeit, die Dienste je nach Bedarf zu skalieren, machen Cloud-ERP zu einer attraktiven Option für KMU.

Sehr weit verbreitet ist bei kleineneren Unternehmen heute lexoffice, eine Buchhaltung mit Funktionen für Rechnungsschreibung und rudimentären Funktionen für die Warenwirtschaft. Die Lösungen von Scopevisio oder Zoho ERP gehen weiter und bringen auch weitergehende Unternehmensfunktionen, Workflows und Berichte mit. aus einer ganz anderen Richtung kommt Woocommerce, eher ein Shpsystem mit integrierten ERP-Funktionen.

Mittelständische Unternehmen arbeiten eher prozessorientiert und setzen auf ERP-Plattformen, die über ein größeres Ecosystem aus Erweiterungen und Partnern bestehen. Neben dem in Teilen als Open Source verfügbaren Odoo sind im deutschsprachigen Raum Business Central von Microsoft, das auf Acumatica basierende und in Deutschland von Haufe-Lexware lokalisierte Haufe X360 und Oracle NetSuite weit verbreitete Plattformen.

Implementierung von Cloud-ERP-Systemen

Die Implementierung von Cloud-ERP erfordert eine gründliche Planung, um die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen. Eine gründliche interne Vorbereitung kann die Implementierungszeit erheblich verkürzen. Es ist wichtig, klare Strategien bezüglich der Geschäfts- und digitalen Ausrichtung festzulegen, bevor ein Cloud-ERP-System eingeführt wird.

Die Unterstützung des Managements ist entscheidend, um die Bedeutung der ERP-Implementierung für das Unternehmen klar zu kommunizieren. Nur wenn das gesamte Team hinter dem Projekt steht, kann die Implementierung erfolgreich sein.

Schnelle Implementierungszeit

Cloud-ERP-Systeme können im Vergleich zu On-Premise-Lösungen wesentlich schneller implementiert werden. Die technische Konfiguration von Cloud-ERP-Systemen erfolgt in weniger als 24 Stunden, was eine rapid Implementierung ermöglicht.

Die durchschnittliche Implementierungsdauer für Cloud-ERP beträgt etwa drei bis sechs Monate, während On-Premise-ERP-Systeme in der Regel zwölf Monate benötigen. Diese schnelle Implementierungszeit kann Unternehmen helfen, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.

Change Management bei Cloud-ERP

Change Management ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts, da es die Akzeptanz und Mitwirkung der Mitarbeiter während der Systemänderung fördert. Ein erfolgreiches Change Management erfordert die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter, um deren Akzeptanz für das neue System zu erhöhen.

Praktische Schulungen, die den Mitarbeitern die Anwendung der neuen Technologien näherbringen, sind meist effektiver als theoretische Ansätze. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und effizient nutzen können.

Kosteneffizienz und ROI von Cloud-ERP

Unternehmen können von Cloud-Technologien profitieren, indem sie IT-Funktionen auslagern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Cloud-Lösungen ermöglichen eine schnellere Adaption von Geschäftsmodellen und steigern die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

Bei der Entscheidung für Cloud-Hosting sollten Unternehmen Aspekte wie Kauf versus Miete, Zugang zu qualifiziertem IT-Personal und Aufwand für Einarbeitung und Server-Hosting beachten. Die Einhaltung von Best Practices sorgt dafür, dass Cloud-ERP-Systeme die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse erhöhen.

Die Kombination aus Kosteneffizienz und den Vorteilen von Cloud-ERP unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu verbessern.

Geringere Anfangskosten

Cloud-ERP erfordert geringere anfängliche Investitionen im Vergleich zu On-Premise-ERP. Die Kosten für Cloud-ERP sind im Vergleich zu traditionellen On-Premise-Lösungen geringer. Das nutzungsbasierte Abonnementmodell von Cloud-ERP hilft, die Betriebskosten zu senken. Zudem vereinfacht es das Management des Cashflows.

Dies macht Cloud-ERP besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen.

Langfristige Kosteneinsparungen

Langfristige Kosteneinsparungen sind ein weiterer großer Vorteil von Cloud-ERP. CFOs bevorzugen oft eine Multi-Tenant-Cloud-Lösung, um langfristige Kosten zu minimieren. Multi-Tenant-Cloud-Systeme fördern Kosteneinsparungen, indem sie eine gemeinsame SaaS-Plattform nutzen.

Für kleinere Unternehmen bieten Cloud-ERP-Systeme oft günstigere langfristige Kosten als lokale ERP-Systeme. Die Fixkosten lokaler ERP-Systeme sind oft höher, da sie nicht auf eine ausreichende Nutzerbasis verteilt werden können.

Sicherheit und Datenschutz in der Cloud

Renommierte Cloud-Anbieter bieten oft ein höheres Sicherheitsniveau als viele Unternehmen mit interner IT-Infrastruktur. Cloud-ERP-Anbieter sorgen für sichere Cloud-Computing-Lösungen durch Bereitstellung von Infrastruktur und Fachwissen sowie durch spezifische Schutzmaßnahmen für Daten.

Deutsche Rechenzentren gelten als sicherer im Vergleich zu On-Premise-Systemen, was einen zusätzlichen Schutz für Daten in Cloud-ERP-Systemen bietet. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) legt hohe Standards für Datenschutz und Datensicherheit in der Nutzung von Cloud-ERP fest. NetSuite befolgt Sicherheitsstandards wie PCI DSS und SAS 70, um den Schutz von Kundendaten sicherzustellen.

Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen

Cloud-Rechenzentren verfügen über umfassende physische Sicherheitsvorkehrungen, einschließlich biometrischer Identifikation und Videoüberwachung, um unbefugten Zugang zu verhindern. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind oft robuster als die in vielen Unternehmen vorhandenen internen IT-Infrastrukturen.

Zudem erfolgt die Datenübertragung zwischen Endgeräten und Cloud-Diensten über sichere SSL/TLS-Verschlüsselungen, ähnlich wie beim Online-Banking. Diese fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten den Schutz sensibler Unternehmensdaten und erhöhen das Vertrauen in Cloud-ERP-Lösungen.

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Cloud-Daten unterliegen den Datenschutzbestimmungen des Landes, in dem sich der Server befindet, was insbesondere für die Einhaltung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) von Bedeutung ist. Die DSGVO stellt sicher, dass personenbezogene Daten in der EU geschützt sind und Unternehmen strenge Regeln einhalten müssen.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Cloud-Anbieter regelt die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO. Durch diese Vereinbarungen wird sichergestellt, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen steht, was für den Schutz der Privatsphäre und der Datenintegrität von entscheidender Bedeutung ist.

Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-ERP

Cloud-ERP-Systeme ermöglichen eine schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsbedürfnisse, da sie dynamisch zusätzliche Ressourcen bereitstellen können, um wachsende Anforderungen zu bewältigen. Diese Flexibilität verringert die Notwendigkeit für teure Vorabinvestitionen in IT-Hardware und ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Ressourcen effizient zu nutzen. Enterprise Resource Planning Systeme sind dabei ein wichtiger Aspekt.

Mobile ERP-Anwendungen bieten den Zugriff auf Systeme über mobile Geräte, was die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeiter erhöht.

Die cloudbasierte Architektur bietet eine leichte Skalierbarkeit, sodass Unternehmen ihre IT-Ressourcen ohne große Investitionen erhöhen können. Diese Skalierbarkeit ist entscheidend, um den sich schnell ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden.

Anpassbare Dienstleistungen

Unternehmen können ihre Cloud-ERP-Dienste entsprechend ihrem aktuellen Bedarf skalieren, indem sie zusätzliche Funktionen oder Kapazitäten jederzeit hinzufügen oder reduzieren. Diese Anpassbarkeit ermöglicht es Unternehmen, auf saisonale oder projektbezogene Schwankungen zu reagieren, ohne in zusätzliche Hardware investieren zu müssen.

Cloud-ERP-Services können modular erweitert werden, indem spezifische Funktionen wie Helpdesk-Software nach Bedarf hinzugefügt werden. Diese Modularität stellt sicher, dass Unternehmen nur für die Dienste bezahlen, die sie tatsächlich nutzen, was die Kosteneffizienz erhöht. Darüber hinaus bietet die Nutzung von software as a service eine flexible Lösung für viele Geschäftsbedürfnisse.

Globale Verfügbarkeit

Die globale Verfügbarkeit von Cloud-ERP ermöglicht internationalen Unternehmen den Zugriff auf ihre Systeme von überall aus, was die Zusammenarbeit und Effizienz verbessert. Diese globale Verfügbarkeit erleichtert die Geschäftstätigkeit über geografische Grenzen hinweg und ermöglicht es Unternehmen, schnell neue Märkte zu erschließen, ohne physische Infrastruktur in jedem Land aufbauen zu müssen.

Cloud-ERP-Systeme bieten Zugang zu zentralisierten Daten und Anwendungen von überall auf der Welt, was für internationale Unternehmen von Vorteil ist. Diese Echtzeitverfügbarkeit von Informationen steigert die Effizienz internationaler Teams und unterstützt eine nahtlose Zusammenarbeit. Mit cloud erp software können Unternehmen ihre Prozesse weiter optimieren.

Integration von Business Intelligence mit Cloud-ERP

Cloud-ERP-Systeme ermöglichen eine nahtlose Integration von Business Intelligence (BI), was zu einer effizienteren Datenerfassung und -analyse führt. Diese Integration ermöglicht den einfachen Zugriff auf Echtzeitdaten, was die Analyse und Entscheidungsfindung verbessert.

Durch die Kombination von Cloud-ERP und BI können Unternehmen Daten aus verschiedenen Perspektiven analysieren und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Diese effiziente Nutzung von Daten zur Verbesserung der Geschäftsprozesse ist ein entscheidender Vorteil von Cloud-ERP-Lösungen.

Die führenden Systeme verfügen neben eigenen BI-Funktionen auch über Standardschnittstellen, die Auswertungen mit Lösungen wie Microsoft Power BI oder Tableau erlauben.

Echtzeitdatenanalyse

Predictive Analytics in Verbindung mit KI ermöglicht es Unternehmen, zukünftige Trends und Muster zu antizipieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, proaktiv auf Marktveränderungen zu reagieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die Echtzeitdatenanalyse ermöglicht es Unternehmen, aktuelle Daten sofort zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Fähigkeit zur Echtzeitanalyse verbessert die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse erheblich.

Unsere Erfahrung ist, dass viel über solche Lösungen geschrieben wird, außerhalb großer Unternehmen kommt KI in der Echtzeitanalyse aber selten zum Einsatz. Angesichts der schnellen Entwicklung und der Möglichkeiten, Daten heute bereits mit KI auszuwerten, ist es aber wohl nur noch eine Frage der Zeit, dass KI in der Echtzeitanalyse auch im Mittelstand ankommt.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Die Kombination von ERP-Systemen mit BI-Tools fördert eine bessere Datenerfassung und Analyse, was die Entscheidungsfindung optimiert. Diese Integration unterstützt die schnelle Identifikation von Trends und Anomalien durch effektive Datenvisualisierung.

BI-Tools in Cloud-ERP helfen Unternehmen, durch präzise Markt- und Wettbewerbsanalysen fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese präzisen Analysen ermöglichen es Unternehmen, ihre Strategien zu verfeinern und ihre Marktposition zu stärken.

Best Practices für die Nutzung von Cloud-ERP

Mitarbeiter sollten über die Vorteile des neuen Systems informiert und in den Implementierungsprozess einbezogen werden, um Akzeptanz zu fördern. Ein effektives Change Management umfasst die Schulung der Key-User, um sicherzustellen, dass sie das neue System kompetent nutzen können.

Regelmäßige Kommunikation und Schulungen sind wesentliche Komponenten, um den Übergang zu einem Cloud-ERP-System zu erleichtern. Ein erfolgreicher Wechsel zu Cloud-ERP erfordert nicht nur technische, sondern auch kulturelle Veränderungen innerhalb des Unternehmens.

Profitieren kann man natürlich auch immer von den Erfahrungen der Unternehmen, die sich bereits auf die Reise gemacht haben. In unserem Youtube Channel finden sich Interviews mit Marc Gebauer, spiegel21.de, Sandax, Philina Feinkost oder maut1.de, die alle nur online oder hybrid unterwegs sind.

Auswahl des richtigen Cloud-ERP-Anbieters

Bei der Auswahl eines Anbieters sollte darauf geachtet werden, dass dieser regelmäßige Wartung und Updates für das System bereitstellt. Ein wichtiges Kriterium ist auch die Fähigkeit des Anbieters, branchenspezifische Anforderungen in der Software abzubilden.

Die Auswahl des richtigen Cloud-ERP-Anbieters ist entscheidend für den langfristigen Erfolg des Systems. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Anbieter eine hohe Verfügbarkeit und Support bietet.

Schulung und Einbindung der Mitarbeiter

Mitarbeiter sind eher bereit, neue Cloud-Technologien zu akzeptieren, wenn die Software moderner und benutzerfreundlicher ist. Die Kommunikation über die Vorteile neuer Technologien kann dazu beitragen, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen.

ERP-Anbieter bieten häufig Schulungsvideos an, die den Umgang mit Standardprozessen erleichtern. Diese Schulungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Systeme effizient nutzen können, insbesondere bei der Implementierung einer erp lösung.

Zukunft von Cloud-ERP und Innovationen

Cloud-ERP-Systeme gewinnen zunehmende Beliebtheit und Marktanteile. Die Nutzung von Cloud-BI hat sich in den letzten Jahren verdoppelt. Cloud-ERP-Lösungen entwickeln sich ständig weiter, um mit den Anforderungen des digitalen Marktes Schritt zu halten und innovative Funktionen zu integrieren.

Zukünftige Entwicklungen im Cloud-ERP-Bereich umfassen verstärkte Integration von Cloud-Technologien, verbesserte Benutzererfahrungen und die Anpassung an sich schnell ändernde Marktbedürfnisse. Diese Trends werden die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen weiter steigern.

Künstliche Intelligenz in Cloud-ERP

Künstliche Intelligenz verbessert die Effizienz von Cloud-ERP-Systemen, indem sie Muster erkennt und automatisierte Entscheidungen auf Basis gesammelter Daten trifft. Diese Technologien spielen eine entscheidende Rolle in der Weiterentwicklung von Cloud-ERP-Lösungen.

Durch die Mustererkennung kann KI Unternehmen helfen, effizientere Prozesse zu gestalten und Entscheidungen schneller zu treffen. Die Integration von KI in Cloud-ERP-Systeme führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Trends und zukünftige Technologien

Zukünftige Entwicklungen im Cloud-ERP-Bereich umfassen verstärkte Integration von Cloud-Technologien, verbesserte Benutzererfahrungen und die Anpassung an sich schnell ändernde Marktbedürfnisse. Diese Trends werden die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen weiter steigern.

Künstliche Intelligenz spielt eine entscheidende Rolle in der Weiterentwicklung von Cloud-ERP-Systemen, indem sie analytische Fähigkeiten verbessert und Prozesse automatisiert. Diese zukünftigen Technologien werden die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verwalten, revolutionieren.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Cloud-ERP-Systeme eine Vielzahl von Vorteilen bieten, die Unternehmen helfen, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Von der schnellen Implementierung und Kosteneffizienz bis hin zur Flexibilität und Sicherheit – die Vorteile von Cloud-ERP sind zahlreich.

Die Integration von Business Intelligence und Künstlicher Intelligenz in Cloud-ERP-Systeme verbessert die Datenanalyse und Entscheidungsfindung erheblich. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren.

Mit Blick auf die Zukunft werden Cloud-ERP-Systeme weiterhin an Bedeutung gewinnen und sich weiterentwickeln, um den ständig wachsenden Anforderungen des digitalen Marktes gerecht zu werden. Unternehmen, die diese Technologie frühzeitig adaptieren, werden in der Lage sein, ihre Effizienz zu maximieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Hauptvorteil von Cloud-ERP gegenüber On-Premise-ERP?

Der Hauptvorteil von Cloud-ERP gegenüber On-Premise-ERP liegt in der Flexibilität und Kosteneffizienz, da keine umfangreiche IT-Infrastruktur erforderlich ist und Updates automatisch vom Anbieter bereitgestellt werden. Dies ermöglicht Unternehmen eine schnellere Anpassung an sich ändernde Geschäftsbedingungen.

Wie schnell kann ein Cloud-ERP-System implementiert werden?

Die Implementierung eines Cloud-ERP-Systems kann häufig innerhalb von drei bis sechs Monaten erfolgen, wobei eine Konfiguration in weniger als 24 Stunden möglich ist. Dies ist deutlich schneller als bei On-Premise-Systemen, die bis zu zwölf Monate in Anspruch nehmen können.

Sind Cloud-ERP-Systeme sicher?

Cloud-ERP-Systeme sind sicher, da führende Anbieter umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie biometrische Identifikation und SSL/TLS-Verschlüsselungen implementieren. Dies gewährleistet den Schutz sensibler Daten.

Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz in Cloud-ERP-Systemen?

Künstliche Intelligenz spielt eine entscheidende Rolle in Cloud-ERP-Systemen, indem sie die Effizienz durch Mustererkennung und automatisierte Entscheidungen steigert. Dies führt zu optimierten Prozessen und beschleunigten Entscheidungsfindungen.

Was sind die langfristigen Kostenvorteile von Cloud-ERP?

Langfristige Kostenvorteile von Cloud-ERP ergeben sich aus der Nutzung von Multi-Tenant-Cloud-Systemen, die die Kosten auf eine größere Nutzerbasis verteilen, was zu signifikanten Einsparungen führt. Dies ermöglicht Unternehmen, effizienter und wirtschaftlicher zu arbeiten.